○長野市行政情報取扱規程
昭和60年３月20日長野市訓令第１号
長野市行政情報取扱規程
長野市文書取扱規程（昭和41年長野市訓令第７号）の全部を改正する。
目次
第１章 総則（第１条―第９条）
第２章 行政情報の収受及び配布（第10条―第14条）
第３章 文書等の起案及び回議（第15条―第28条）
第４章 文書の印刷、発送等（第29条―第35条の３）
第５章 行政情報の整理、保存及び廃棄（第36条―第53条）
第６章 雑則（第54条―第56条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
（行政情報取扱いの原則）
第２条 行政情報は、事務能率の向上に役立つように正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。
２ 行政情報は、情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるように適切に管理しなければならない。
（定義）
第３条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 文書 行政情報のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において記載したものをいう。
(２) 電子文書 電磁的記録（
長野市情報公開条例第２条第２号に規定する電磁的記録をいう。以下同じ。）のうち、第16号の文書管理システムによる情報処理の用に供するために当該システムに記録されたものをいう。
(３) 起案文書 事案の処理について原案を記載した文書又は電子文書（以下「文書等」という。）をいう。
(５) 決裁文書 市長、保健所長、福祉事務所長、会計管理者、消防長若しくは建築主事又はこれらの者の権限に属する事項について専決権又は代決権を有する者の決裁を受けた文書等をいう。
(６) 未完結文書 決裁に係る事案の処理がまだ完結していない文書等をいう。
(７) 完結文書 決裁に係る事案の処理が完結した文書等をいう。
(８) 保管文書 完結文書（電子文書を除く。）で保存するに至るまでの間、主務課において一定期間保管するものをいう。
(９) 保存文書 総務部文書情報管理課（以下「文書情報管理課」という。）において一定の年限保存する文書をいう。
(10) 移替え ファイリング・キャビネット（以下「キャビネット」という。）の上２段に収納している当該年度の文書を下１段へ移すことをいう。
(11) 置き替え キャビネットに収納している文書で、移替えを行わず直接書庫へ置き替えることをいう。
(12) 引継ぎ キャビネットの下１段に収納している前年度の文書を文書情報管理課に引き渡すことをいう。
(13) 主務課 当該文書等に係る事案を所掌する課（課に相当する所、館及びセンター並びに課に準ずる所及びセンターを含む。以下同じ。）をいう。
(14) 課長 課の長をいう。
(15) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(16) 文書管理システム 文書等の収受、供覧、起案、回議、決裁、保存、廃棄等に係る総合的な管理を行う情報処理システムで総務部文書情報管理課長（以下「文書情報管理課長」という。）が管理するものをいう。
（文書主管課）
第４条 文書の収受、発送及び保存文書の保存は、文書情報管理課で行う。
２ 文書情報管理課長は、行政情報事務に関し、全般を指導総括するものとする。
（課長の職務）
第５条 課長は、常にその課における行政情報事務が円滑適正に処理されるように努めなければならない。
（文書取扱責任者）
第６条 各課に、文書取扱責任者を置く。
２ 文書取扱責任者は、課長が所属職員のうちから指名する。
（文書取扱責任者の職務）
第７条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、その課における次の各号に掲げる事務を管理し、とりまとめる。
(１) 文書等の収受、配布、発送及び決裁に関すること。
(２) 文書等の登録に関すること。
(３) 文書等の形式、用語等の審査に関すること。
(４) 文書等の公開、部分公開、非公開等に関すること。
(５) 文書等の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(６) ファイル事務担当者のファイル事務の指導に関すること。
(７) ファイリング・システムの推進及び課内職員の指導に関すること。
(８) 電磁的記録（電子文書を除く。）の取扱いに関すること。
(９) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(10) その他行政情報事務に関すること。
（文書等の種類）
第８条 文書等の種類は、令達文書及び一般文書とする。
２ 令達文書は、次のとおりとする。
(１) 条例 地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条第１項の規定により制定するもの
(２) 規則 地方自治法第15条第１項の規定により制定するもの
(３) 訓令 所属の機関又は職員に指示命令するもので、公表するもの
(４) 庁達 所属の機関又は職員に指示命令するもの
(５) 指令 申請、届出等に対して、指示命令するもの
(６) 告示 一般に対し、公示するもので重要なもの
(７) 公告 一般に対し、公示するもので告示以外のもの
３ 一般文書は、おおむね次のとおりとする。
(１) 進達 個人又は団体等から受理した申請書その他の書類で国、県等の行政庁に対し、送達するもの
(２) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(３) 内申 内密に上司に対し、意見又は事実を述べるもの
(４) 申請 許可、認可等の行為を求めるもの
(５) 報告 事務その他の状況を報告するもの
(６) 伺い 上司に対し、その指揮を求めるもの
(７) 願い 一定の事項について願い出るもの
(８) 届け 一定の事項について届け出るもの
(９) 通知 相手方に一定の事項を知らせるもの
(10) 照会 相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの
(11) 回答 相手方に対し、照会、協議等に応じて同意、承諾等の意思又は事実若しくは意見を答えるもの
(12) 依頼 相手方に対し、一定の意思の了解を求め、行為を促すもの
(13) 協議 相手方に同意を求めるもの
(14) 諮問 附属機関等に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの
(15) 答申 諮問事項について、調査及び審議して意見を述べるもの
(16) 建議 附属機関等が、その属する執行機関に対し、将来の行為について意見を申し出るもの
(17) 勧告 相手方に対し、特定の事項について一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの
(18) 証明 一定の事実を証明するもの
(19) 契約 申込みと承諾との意思表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取り交わすもの
(20) 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの
(21) 辞令 任命、給与又は勤務等職員の身分に関し、命令するもの
４ 一般文書の区分は、次の各号により取り扱うものとする。
(１) 対内文書 各課及び執行機関相互において、収受、発送等をする文書等
(２) 対外文書 前号以外の文書等
（文書処理の年度）
第９条 文書処理の年度は、原則として４月１日から翌年３月31日までの会計年度とする。ただし、令達文書（指令を除く。）は、暦年とする。
第２章 行政情報の収受及び配布
（文書情報管理課における収受及び配布）
第10条 到着文書は、文書情報管理課において収受するものとする。
２ 文書情報管理課に到着した文書の収受及び配布（文書情報管理課で文書仕分棚に区分することをいう。以下同じ。）は、次に定めるところによるものとする。この場合において、当日配布できないものについては、当該文書又は封筒の余白に受付印（様式第１号）を押すものとする。
(１) 文書は、原則として開封しないで主務課に配布すること。
(２) 特殊文書（書留、配達証明、内容証明、電報その他特殊文書をいう。以下同じ。）にあつては、特殊文書処理簿（様式第２号）に所要事項を記載し、主務課に配布すること。
(３) 異議申立てその他権利の得喪に関する文書で、特にその到着時刻を明らかにする必要のあるものは、当該封筒又は文書の余白に受付印を押し、到着の年月日及び時刻を記載し、主務課に配布すること。
３ ２以上の課に関係のある文書は、その最も関係の深い課に配布するものとする。
４ 郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、文書情報管理課長が適当であると認めるときは、その未納又は不足の料金を支払い、収受するものとする。
（主務課における収受）
第11条 文書情報管理課から配布を受けた文書及び主務課で直接収受した行政情報の収受は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、保存を要しない軽易な文書その他の文書管理システムにより収受することが適当でない行政情報（以下「文書管理システム外収受文書」という。）の収受については、文書管理システムによらないことができる。
２ 前項ただし書の場合において、文書管理システム外収受文書（電磁的記録を除く。）の収受は、次に掲げるところにより行うものとする。
(１) 当該文書の右上余白に主務課受付印（様式第３号）を押し、課長が定める保管を行うこと。ただし、刊行物、ポスターその他これらに類する文書については、主務課受付印を省略することができる。
(２) 親展文書、電報等は、開封しないで直ちに名宛人又は関係職員に配付すること。
３ 第１項ただし書の場合において、文書管理システム外収受文書（電磁的記録に限る。）は、必要に応じて紙に出力し、前項の規定に準じて処理するものとする。
（親展文書の収受）
第12条 市長又は副市長等宛ての親展文書は、市長又は副市長等が自ら処理するものを除き、文書管理システムにより収受するものとする。
（行政情報の供覧）
第13条 第11条の規定により収受した行政情報（文書管理システム外収受文書を除く。）は、文書管理システムにより課長の閲覧に供さなければならない。
２ 文書管理システム外収受文書は、必要に応じて課長の閲覧に供するものとする。
３ 課長は、前２項の規定により閲覧した行政情報のうち、処理前に上司の供覧に付する必要のある行政情報又は重要な行政情報で、上司の指揮により処理する必要のあるものについては、これを上司の供覧に付さなければならない。
（文書の転送及び返送）
第14条 文書情報管理課から配布を受けた文書及び主務課で直接収受した行政情報の中に主務課の所管に属さない行政情報があるときは、次の各号に定めるところにより、当該文書の転送又は返送を行うものとする。
(１) 主務課が明らかな行政情報（特殊文書を除く。）は、直ちに当該課に転送すること。
(２) 主務課が明らかでない行政情報は、直ちに文書情報管理課に転送し、又は返送すること。
第３章 文書等の起案及び回議
（起案の方法）
第15条 起案は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、文書管理システムの運用上の都合等により文書管理システムによることができない起案については、起案用紙（様式第５号）による方法その他の市長が別に定める方法により行うものとする。
第16条 起案は、原則として１事案につき１起案とする。ただし、関連する事案は、案の２、案の３等として併せて起案することができる。
２ 起案文の形式及び内容は、文書事務の手引に従い、簡潔かつ正確に作成するものとする。
３ 起案文には、立案の経緯を明らかにするため、必要に応じ関係書類を資料として添付するものとする。
（起案用紙に係る文書の種類等の表示）
第17条 第15条ただし書の規定により起案された文書（以下「文書管理システム外起案文書」という。）に係る起案用紙には、次の各号に掲げるところにより、文書の種類等を表示しなければならない。
(１) 文書の種類は、次に掲げるとおりとし、該当する種類を〇で囲み、又は必要事項を記入すること。
議案 令達 対内 対外 広報 その他
(２) 発送種別は、次に掲げるとおりとし、該当する種別を〇で囲み、又は必要事項を記入すること。
普通郵便 書留 速達 親展 一般使送 ＦＡＸ 電子メール その他
(３) 第１ガイド、第２ガイド及び個別フォルダー欄には、該当するガイド名及び個別フォルダー名を記入すること。
(４) 文書登録番号欄には、文書処理簿に登録した番号を記入すること。
(５) 保存年限欄には、第44条に規定する保存年限のうち該当する保存年限を〇で囲むこと。
(６) 公開・非公開区分等文書の公開に関する欄は、次に掲げるとおりとすること。
ア 公開・非公開区分 公開、部分公開又は非公開のうち該当する区分を〇で囲むこと。
イ 非公開とする理由・部分 非公開とする理由、部分等必要事項を記入すること。
ウ 公開可能時期 部分公開又は非公開と決定した当該文書が公開可能となる時期を記入すること。
エ 公開調整委員会 公開等に係る調整を長野市情報公開調整委員会で行つた場合にその旨を記入すること。
(７) 支出科目等予算に関する欄には、経費の支出を伴う起案について必要事項を記入すること。
(８) 決裁区分欄は、決裁権限を有する者を〇で囲むこと。
(９) 決裁欄は、決裁区分に従い不要の欄を斜線で抹消すること。
（起案文書の登録）
第18条 起案文書（指令以外の令達文書を除く。）を作成した場合には、起案者は、文書管理システムにより当該起案文書を登録しなければならない。ただし、文書管理システム外起案文書については、この限りでない。
２ 前項ただし書の規定にかかわらず、文書管理システム外起案文書のうち市長が必要と認めるものについては、文書管理システムに目録等の作成に必要な項目を登録するものとする。
（令達文書の登録）
第19条 令達文書（指令を除く。）は、総務部総務課又は文書情報管理課において種類ごとの令達番号簿（様式第６号）に登録しなければならない。
２ 指令は、前項の規定に準じ主務課で取り扱うものとする。
（共通例文登録）
第20条 文書情報管理課長は、次の各号に掲げる文書に係る文案で各課に共通するものについては、これを共通例文として登録することができる。
(１) 事件議決に係る議会提出議案書
(２) 許可書、認可書、証明書等
(３) 告示文書及び公告文書
(４) 契約書等
(５) 通知書、報告書、申請書等
(６) 賞状、表彰状、感謝状等
２ 前項の登録は、共通例文登録台帳（様式第７号）により行うものとする。
３ 文書情報管理課長は、必要があると認めるときは、第１項の規定により登録した共通例文を変更し、又は当該登録を取り消すことができる。
４ 文書情報管理課長は、第１項の規定により登録し、又は前項の規定により変更し、若しくは当該登録を取り消したときは、速やかにその旨を課長に通知するものとする。
（主務課例文登録）
第21条 課長は、前条第１項各号に掲げる文書で定例的なものに係る文案のうち、共通例文として登録した以外の文書について、これを例文として登録することを文書情報管理課長に申し出ることができる。
２ 文書情報管理課長は、前項の申出を受けたときは、当該申出に係る例文の文案を審査し、その文案が適当であると認めるときは、これを例文として登録するものとする。
３ 前項の登録は、例文登録台帳（様式第８号）に登録して行う。
４ 文書情報管理課長は、第２項の規定により登録したときは、速やかにその旨を当該申出をした課長に通知するものとする。
５ 前各項の規定は、登録された例文の変更について準用する。
６ 課長は、登録された例文の取消しをしようとするときは、あらかじめその旨を文書情報管理課長に申し出なければならない。
（合議）
第22条 他の部課に関係する事案は、その部課に合議しなければならない。
２ 合議の順序は、関係の深い部課から順次他の部課に行うものとする。
３ 合議事案について関係部課の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、主務課は、双方の意見を具して上司の指揮を受けるものとする。
４ 合議事案が回議中又は決裁後において変更又は廃案となつたときは、起案者は、その旨を合議をした部課に通知しなければならない。
（合議の特例）
第23条 次の各号に掲げる起案文書（第20条及び第21条の規定による例文の登録をした文案によるものを除く。次項において同じ。）は、総務部総務課に合議しなければならない。
(１) 令達文書（条例、規則及び訓令に限る。）
(２) 市議会に提出する議案類
(３) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類
(４) 市長名をもつて発する陳情、請願等に関するもの
(５) その他市政に重大な影響を及ぼす案類
２ 次の各号に掲げる起案文書は、文書情報管理課に合議しなければならない。
(１) 令達文書（条例、規則、訓令及び指令を除く。）
(２) 市長名をもつて発する式辞、表彰等に関するもの
（法規審査委員会の審査）
第24条 条例、規則、訓令等は、前条第１項の規定により、総務部総務課に合議の上、法規審査委員会の審査を受けなければならない。
（後閲）
第25条 上司が不在のため代決した起案文書で、重要又は異例と認めるものについては、速やかにこれを後閲に供さなければならない。
（再回付文書）
第26条 合議を受けた事案について再回付を要する課は、要再回付欄に課名を表示の上押印し、再回付を受けたときは、その表示を消印し、遅滞なく主務課に返送しなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、文書管理システムによる再回付の取扱いについては、市長が別に定める。
（決裁年月日）
第27条 決裁文書（電子文書を除く。）には、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
（公示）
第４章 文書の印刷、発送等
（印刷）
第29条 印刷室における文書の印刷は、主務課又は主務課の依頼を受けて文書情報管理課が行うものとする。
２ 前項に規定する印刷の依頼は、印刷依頼票（様式第９号）により行うものとする。
（印刷依頼の制限）
第30条 主務課は、次の各号のいずれかに該当するときは、前条第１項に規定する印刷の依頼をすることができない。
(１) 文書情報管理課長が、印刷の事務量、緊急度等を勘案し、印刷事務に支障を来すと認めるとき。
(２) 印刷のページ数が著しく多いとき。
(３) その他文書情報管理課長が印刷の必要を認めないとき。
（文書の記号番号等）
第31条 文書を発送するときは、その会計年度の数字、記号及び発信番号を付さなければならない。ただし、対内文書にあつては、これらを省略することができる。
３ 文書の発信番号は、文書管理システムから取得した番号を用いるものとする。ただし、市長が別に定める場合にあつては、この限りでない。
４ 前項の規定にかかわらず、同一事案に属する照会、通知等の往復文書の発信番号は、当初の当該登録番号を用いるものとする。この場合において、照会、通知等を発するごとにの２、の３等の枝番号を付すことができる。
（文書の発信者名）
第32条 文書の発信者名は、市長名（保健所長、福祉事務所長、会計管理者、消防長又は建築主事の権限に属する事務にあつては当該者名）を用いる。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に掲げる発信者名をもつてすることができる。
(１) 軽易なものにあつては長野市
(２) 対内文書にあつては副市長名、部課長名又は支所長名
(３) 対外文書のうち部課長又は支所長あての照会その他に対する回答文書で、その内容が部課長又は支所長専決に属するものにあつては部課長名又は支所長名
２ 一般文書は、発信者名の下に（〇〇部〇〇課（支所）〇〇（係）担当）と記載するものとする。
（公印の押印）
第33条 発送する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書及び印刷物その他文書の性質上公印を押印することが必要と認められないものは、公印及び次項の契印を省略することができる。
２ 発送する文書には、施行の確認をするため、契印を押印しなければならない。
（文書の発送手続）
第34条 文書の発送は、直接主務課で発送する必要がある場合を除き、全て文書情報管理課で行う。
２ 文書を発送しようとするときは、主務課において封かんし、又は包装し、文書発送票（様式第10号）を添付して文書情報管理課へ送付しなければならない。
３ 文書情報管理課は、前項による発送文書を種別に分類し、原則として郵便料金計器又は料金後納郵便物差出票（様式第11号）により料金を算定して発送するものとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手、官製はがきその他市長が別に定めるところにより発送することができる。
４ 郵便切手、官製はがき及び現金封筒（以下「郵便切手等」という。）を使用するときは、通信費受払簿（様式第12号）に必要事項を記入しなければならない。
５ 主務課で直接文書を発送するときは、第３項及び第４項の規定に準じて行うものとする。この場合において、郵便切手等の使用の必要が生じたときは、郵便切手等払出申請書（様式第13号）を文書情報管理課長に提出しなければならない。
（対内文書の送付）
第35条 対内文書は、文書管理システムにより送付するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより送付することが困難な場合として市長が別に定める場合については、文書管理システム以外の方法により送付することができる。この場合において、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるときは、連絡用封筒を使用するものとする。
（総合行政ネットワークを使つて送信する電磁的記録）
第35条の２ 第31条、第32条及び第33条第１項の規定は、総合行政ネットワークを使つて送信する電磁的記録について準用する。この場合において、これらの規定中「文書」とあるのは「電磁的記録」と、「発送」とあるのは「送信」と、「公印」とあるのは「電子署名」と、「押印」とあるのは「付与」と読み替えるものとする。
（ファクシミリ等により送信する行政情報）
第35条の３ 第31条及び第32条の規定は、ファクシミリ又は電子メールにより送信する行政情報について準用する。
第５章 行政情報の整理、保存及び廃棄
（文書等の管理）
第36条 文書はファイリング・システムにより、電子文書は文書管理システムによりそれぞれ管理し、課長は、毎年文書情報管理課長が定める期日に保管文書の整理点検を行わなければならない。
（文書管理の確認及び指導）
第37条 文書情報管理課長は、文書管理の維持発展を図るため、各課における文書等の管理状況について確認し、適切な指導及び助言をしなければならない。
（ファイル事務担当者）
第38条 文書取扱責任者を補助するため、各課にファイル事務担当者１人を置く。
２ ファイル事務担当者は、各課の庶務担当者の中から課長が指名する。
３ ファイル事務担当者は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(１) ファイリング・システムの指導に関すること。
(２) ファイル基準表の管理に関すること。
(３) キャビネット、書庫等の整理及び整頓に関すること。
(４) 保管文書の移替え及び置き替えに関すること。
（保管用具）
第39条 文書の保管用具は、Ａ４の３段キャビネットを使用する。ただし、Ａ４の３段キャビネットに収納することが不適当と認める文書又は特に必要と認める文書は、その他のキャビネット、保管庫等の用具を使用することができる。
２ キャビネットは、可能な限り課ごとに一定の箇所に集中的に配列しなければならない。
（文書の整理）
第40条 文書は、所定の場所に保管しなければならない。
２ 文書は、次の基準によりキャビネットに収納するものとする。
(１) 当該年度の文書 上２段
(２) 前年度の文書 下１段
（ファイル基準表の提出）
第41条 ファイル事務担当者は、文書管理システムから当該年度のファイル基準表を紙に出力し、登録内容を確認の上、３月31日までに文書情報管理課長に提出しなければならない。
（移替え及び引継ぎ）
第42条 保管文書の移替え及び引継ぎは、毎年３月に行う。
２ 年度にかかわりなく常時使用する文書は、移替えを行わないことができる。
３ 前項に規定する常時使用する文書は、それを収納する個別フォルダーの所定の箇所に「継：」の表示をするものとする。
（引継ぎの方法）
第43条 文書取扱責任者は、３年保存以上の文書を個別フォルダーごと保存年限に区分し、ファイル基準表の配列順に保存箱に収納し、文書管理システムにより出力したファイル一覧表を添えて、文書情報管理課長に引き継ぐものとする。
２ 課長は、文書情報管理課長に文書の引継ぎをしたときは、文書管理システムに文書保存箱の入庫情報を登録するものとする。
３ 文書情報管理課長が特に編集及び製本を必要と認める文書は、保存年限に区分し、ファイル基準表に従つて編集及び製本することができる。この場合において、表紙及び背表紙に文書名、作成年度、廃棄年度、保存年限及び課名を記載するとともに、目録を作成し、当該編集又は製本した文書に付けるものとする。
４ 前項の規定により編集又は製本した文書及びキャビネット以外の用具により収納保管されている文書については、第１項の規定に準じて文書情報管理課長に引き継ぐものとする。
５ 課長は、引継ぎのできない保管文書については、保管延長承認申請書（様式第15号）により、文書情報管理課長の承認を受けなければならない。
（保存年限）
第44条 行政情報の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除き、30年、10年、５年、３年及び１年とし、各保存年限の区分の基準は、次のとおりとする。
30年保存
(１) 条例、規則その他例規の制定及び改廃に関する文書
(２) 国及び県からの諸令達及び往復文書で将来の例証となるもののうち特に重要な文書
(３) 重要な事業計画及びその実施に関する文書
(４) 市議会に関する重要文書（総務部総務課所管のものに限る。）
(５) 歳入歳出予算及び決算書（財政部財政課及び会計局会計課所管のものに限る。）
(６) 歴史資料として重要な文書及び図画
(７) 職員の進退及び賞罰に関する文書並びに履歴書
(８) 審査請求の裁決及び訴訟に関する文書
(９) 契約書のうち特に重要な文書
(10) 市有財産及び公の施設並びに市債に関する文書
(11) 隣接市町村との分合及び境界変更に関する文書
(12) 表彰及び褒章に関する文書
(13) 市長の事務引継ぎに関する文書
(14) 前各号に掲げるもののほか、30年保存の必要があると認められる行政情報
10年保存
(１) 国及び県からの諸令達及び往復文書で将来の例証となるもののうち重要な文書
(２) 令達文書のうち重要な文書で30年保存に属さないもの
(３) 主な行政事務の施策に関する文書等
(４) 契約書のうち重要な文書
(５) 行政執行上重要な統計資料
(６) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる行政情報
５年保存
(１) 令達文書、契約書等で30年保存又は10年保存に属さないもの
(２) 行政執行上参考となる統計資料
(３) 金銭の支払及び出納に関する文書
(４) 予算の令達及び施行に関する文書
(５) 公租公課に関する文書等
(６) 前各号に掲げるもののほか、５年保存の必要があると認められる行政情報
３年保存
(１) 職員の勤務に関する文書等
(２) 一時の処理に属する願、届書、通知書等で３年保存を必要とするもの
(３) 官報（総務部総務課所管のものに限る。）
(４) 前各号に掲げるもののほか、３年保存の必要があると認められる行政情報
１年保存
(１) 30年保存、10年保存、５年保存及び３年保存以外の行政情報
２ 行政情報の保存年限は、前項に規定する保存年限の区分の基準に基づき、主務課長が定めるものとする。
３ 次に掲げる行政情報については、第１項の保存年限の満了する日後においても、別に定める期間、保存年限を延長するものとする。
(１) 現に監査、検査等の対象になつているもの
(２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(３) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの
(４) 公開請求があつたもの
(５) その他市長が必要と認めるもの
（保存年限の起算日）
第45条 前条第１項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となつた日の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る起算日は、完結文書となつた日の属する年の翌年の１月１日とする。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書等については、当該各号に定める日を保存年限の起算日とする。
(１) ４月１日から５月31日までの期間に支払及び出納をした前年度分の金銭の支払及び出納に関する文書 当該期間の末日の翌日
(２) 市・県民税申告書その他の市民税の課税に関する文書等 当該年度の７月１日
(３) 診療報酬請求書 完結文書となつた日の属する月の翌月の１日
（未完結文書の整理及び保管）
第46条 未完結文書（電子文書を除く。）は、懸案フォルダーに収納整理し、保管するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち懸案フォルダーに収納整理し、保管することが適当でない文書については、所定の場所に収納整理し、保管するものとする。
（引継ぎ文書の調査）
第47条 文書情報管理課長は、第42条の規定により引継ぎを受けた文書については、その適否を調査するものとする。
（保存文書の収納及び書庫台帳の整理）
第48条 文書情報管理課長は、前条の調査の終わつた文書を保存年限別に書庫に収納し、保存箱番号を保存箱及び書庫台帳に記入するものとする。
（保存文書の貸出し）
第49条 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、文書情報管理課長に申し出なければならない。
２ 保存文書の貸出しを受けるときは、文書貸出簿（様式第16号）に所要事項を記入しなければならない。
３ 貸出期間は、５日を限度とする。
（課における廃棄）
第50条 課長は、保管を要しない文書については、随時廃棄するものとする。
２ 課長は、前年度文書のうち保存を要しない文書については、廃棄の適否を決定し、廃棄しなければならない。
（文書情報管理課における廃棄）
第51条 文書情報管理課長は、第36条の規定により文書管理システムで管理する電子文書又は第42条の規定により引継ぎを受けた文書を廃棄するときは、当該文書の主務課長との協議に基づき、市政資料等として保存するものを除き、廃棄を決定するものとする。
２ 前項の規定により廃棄を決定した文書については細断、溶解その他の方法により処分し、電子文書については復元することができないよう消去するものとする。
３ 第44条第１項の規定により、保存年限を定めた文書については、当該法令に定める保存年限の経過後、前２項の手続を経て廃棄することができる。
（保存年限の再検討）
第52条 文書情報管理課長は、30年保存文書については、10年ごとに当該文書の主務課長と協議の上、保存の必要性を調査し、引き続き保存の必要性のない文書については、前条の規定により廃棄するものとする。
（文書の保管及び保存の細部事項）
第53条 この章に定めるもののほか、文書の保管及び保存については、別に定めるファイリング・システムの手引に従い行うものとする。
第６章 雑則
（庁外持ち出しの禁止）
第54条 行政情報は、課長又は文書情報管理課長の承認を受けないで、庁外に持ち出してはならない。
（文書の様式）
第55条 この訓令に定める文書の様式については、市長が別に定める。
（補則）
第56条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この訓令は、昭和60年４月１日から施行する。ただし、第47条第１項（引継ぎに係る部分に限る。）、第48条、第52条から第54条まで、第56条及び第57条の規定は、別に定める日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の際現に改正前の長野市文書取扱規程（以下「旧訓令」という。）の規定に基づいてなされている処分、手続その他の行為は、改正後の長野市文書取扱規程（以下「新訓令」という。）の相当規定に基づいてなされたものとみなす。
３ この訓令の施行の際現に旧訓令の規定に基づき存する帳票、受付印等は、新訓令の規定により作成されたものとみなして、当分の間、必要な補正を加えて使用することができる。
附 則（昭和61年３月29日訓令第５号）
この訓令は、昭和61年４月１日から施行する。
附 則（昭和61年６月９日訓令第８号）
この訓令は、昭和61年６月10日から施行する。
附 則（昭和62年３月30日訓令第１号）
この訓令は、昭和62年４月１日から施行する。
附 則（昭和63年３月30日訓令第２号）
この訓令は、昭和63年４月１日から施行する。
附 則（昭和63年７月９日訓令第４号）
この訓令は、昭和63年７月11日から施行する。
附 則（平成元年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成元年４月１日から施行する。
附 則（平成元年６月30日訓令第４号）
この訓令は、平成元年７月８日から施行する。
附 則（平成２年３月30日訓令第６号）
この訓令は、平成２年４月１日から施行する。（後略）
附 則（平成３年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成３年４月１日から施行する。
附 則（平成３年９月７日訓令第３号）
この訓令は、平成３年10月１日から施行する。
附 則（平成４年４月１日訓令第１号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（平成５年４月１日訓令第６号）
この訓令は、公表の日から施行する。（後略）
附 則（平成５年９月30日訓令第８号）
この訓令は、平成５年10月１日から施行する。
附 則（平成６年４月１日訓令第２号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（平成７年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成７年４月１日から施行する。
附 則（平成８年４月１日訓令第２号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（平成９年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成９年４月１日から施行する。
附 則（平成10年２月５日訓令第１号）
この訓令は、平成10年４月１日から施行する。
附 則（平成10年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成10年４月１日から施行する。
附 則（平成11年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成11年４月１日から施行する。
附 則（平成12年３月30日訓令第１号）
この訓令は、平成12年４月１日から施行する。
附 則（平成12年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成12年４月１日から施行する。
附 則（平成13年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成13年４月１日から施行する。
附 則（平成14年３月29日訓令第２号）
この訓令は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成14年４月１日訓令第６号抄）
この訓令は、公表の日から施行する。（後略）
附 則（平成14年10月31日訓令第９号）
この訓令は、平成14年11月１日から施行する。
附 則（平成15年３月28日訓令第１号抄）
この訓令は、平成15年４月１日から施行する。（後略）
附 則（平成15年11月28日訓令第４号）
この訓令は、平成15年12月１日から施行する。
附 則（平成16年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成16年４月１日から施行する。
附 則（平成16年12月28日訓令第７号）
この訓令は、平成17年１月１日から施行する。
附 則（平成17年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成17年４月１日から施行する。
附 則（平成18年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成18年４月１日から施行する。
附 則（平成19年３月29日訓令第２号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
（長野市行政情報取扱規程の一部改正に伴う経過措置）
２ この訓令の施行の際現に存する決裁文書の取扱いについては、なお従前の例による。
附 則（平成21年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成21年４月１日から施行する。
附 則（平成21年12月28日訓令第５号）
この訓令は、平成22年１月１日から施行する。
附 則（平成22年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成23年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成23年４月１日から施行する。
附 則（平成24年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附 則（平成25年３月29日訓令第２号）
この訓令は、平成25年４月１日から施行する。
附 則（平成25年９月30日訓令第５号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成25年10月７日（以下「施行日」という。）から施行する。
（経過措置）
２ 当分の間、文書管理システムを利用することが適当でないと市長が認める場合における行政情報の取扱いについては、この規程による改正後の長野市行政情報取扱規程（以下「新規程」という。）の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ 施行日に現に存する個別フォルダーについては、新規程第42条第３項の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成26年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成26年４月１日から施行する。
附 則（平成26年12月25日訓令第７号）
この訓令は、平成27年１月１日から施行する。
附 則（平成27年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成27年４月１日から施行する。
附 則（平成28年３月31日訓令第１号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（平成29年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。ただし、第７条の規定（長野市行政情報取扱規程別表消防局の項の改正規定に限る。）は、同年５月１日から施行する。
附 則（平成30年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成30年４月１日から施行する。
附 則（平成31年３月29日訓令第１号）
この訓令は、平成31年４月１日から施行する。
附 則（令和元年11月29日訓令第１号）
この訓令は、令和元年12月１日から施行する。
附 則（令和２年３月31日訓令第２号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、令和２年４月１日から施行する。
附 則（令和３年３月31日訓令第３号）
この訓令は、令和３年４月１日から施行する。
附 則（令和４年３月31日訓令第３号）
この訓令は、令和４年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月31日訓令第２号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
附 則（令和６年３月29日訓令第１号）
この訓令は、令和６年４月１日から施行する。
別表（第31条関係）
文書の記号
部局等名 | 課名 | 記号 |
総務部 | 総務課 | 総 |
文書情報管理課 | 文書 |
職員課 | 職 |
職員研修所 | 研 |
情報システム課 | 情 |
マイナンバー課 | マイ |
危機管理防災課 | 危 |
公共施設マネジメント推進課 | 公施 |
管財課 | 管 |
企画政策部 | 秘書課 | 秘 |
企画課 | 企 |
移住推進課 | 移 |
広報広聴課 | 広 |
交通政策課 | 交 |
財政部 | 財政課 | 財 |
契約課 | 契 |
市民税課 | 市税 |
資産税課 | 資 |
収納課 | 収 |
地域・市民生活部 | 地域活動支援課 | 地活 |
市民窓口課 | 市窓 |
篠ノ井支所 | 篠 |
篠ノ井支所 | 篠信 |
信里連絡所 | |
松代支所 | 松 |
若穂支所 | 若穂 |
川中島支所 | 川 |
更北支所 | 更 |
七二会支所 | 七 |
信更支所 | 信 |
古里支所 | 古里 |
柳原支所 | 柳 |
浅川支所 | 浅 |
大豆島支所 | 大 |
朝陽支所 | 朝 |
若槻支所 | 若槻 |
長沼支所 | 長 |
安茂里支所 | 安 |
小田切支所 | 小 |
芋井支所 | 芋 |
豊野支所 | 豊 |
戸隠支所 | 戸 |
戸隠支所 | 戸柵 |
柵連絡所 | |
鬼無里支所 | 鬼 |
大岡支所 | 大岡 |
芹田支所 | 芹 |
古牧支所 | 古牧 |
三輪支所 | 三 |
吉田支所 | 吉 |
信州新町支所 | 新 |
中条支所 | 中 |
人権・男女共同参画課 | 人権 |
保健福祉部 | 福祉政策課 | 福政 |
生活支援課 | 生支 |
高齢者活躍支援課 | 高 |
地域包括ケア推進課 | 地ケ |
介護保険課 | 介 |
障害福祉課 | 障 |
医療連携推進課 | 医 |
国保・高齢者医療課 | 国高 |
長野市保健所総務課 | 保総 |
長野市保健所健康課 | 保健 |
長野市保健所食品生活衛生課 | 保食 |
長野市保健所環境衛生試験所 | 保環 |
こども未来部 | こども政策課 | こ政 |
子育て家庭福祉課 | 子福 |
保育・幼稚園課 | 保幼 |
環境部 | 環境保全温暖化対策課 | 環温 |
廃棄物対策課 | 廃 |
生活環境課 | 生環 |
生活環境課資源再生センター | 資源 |
生活環境課衛生センター | 衛 |
経済産業振興部 | 商工労働課 | 商工労 |
イノベーション推進課 | イノ |
企業立地課 | 企立 |
観光文化部 | 文化芸術課 | 文芸 |
観光振興課 | 観 |
観光振興課北部産業振興事務所 | 観北 |
観光振興課西部産業振興事務所 | 観西 |
文化財課 | 文 |
文化財課埋蔵文化財センター | 埋 |
文化財課松代文化施設等管理事務所 | 松文 |
博物館 | 博 |
スポーツ部 | スポーツ課 | スポ |
国スポ・全障スポ推進課 | 国全ス |
農林部 | 農業政策課 | 農政 |
農地整備課 | 農整 |
森林いのしか対策課 | 森い |
建設部 | 監理課 | 監 |
道路課 | 道 |
河川課 | 河 |
維持課 | 維 |
維持課中部土木事務所 | 維中 |
維持課南部土木事務所 | 維南 |
維持課東部土木事務所 | 維東 |
維持課北部土木事務所 | 維北 |
維持課西部土木事務所 | 維西 |
住宅課 | 住 |
建築課 | 建 |
建築指導課 | 建指 |
都市整備部 | 都市計画課 | 都 |
公園緑地課 | 公園 |
まちづくり課 | まち |
市街地整備課 | 市整 |
会計局 | 会計課 | 会 |
検査課 | 検 |
消防局 | 総務課 | 消総 |
予防課 | 予 |
警防課 | 警 |
通信指令課 | 通 |
中央消防署 | 消中 |
鶴賀消防署 | 消鶴 |
篠ノ井消防署 | 消篠 |
松代消防署 | 消松 |
鳥居川消防署 | 消鳥 |
新町消防署 | 消新 |